УТВЕРЖДЕН

Постановлением Главы администрации
Рузаевского муниципального района
от ________________ 2010 года № ___


АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

Администрации Рузаевского муниципального района

по предоставлению муниципальной услуги

«Выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов»

РАЗДЕЛ I. Общие положения


1. Наименование Административного регламента администрации
Рузаевского муниципального района (далее - архивный отдел) - «Выдача
архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов».

2. Административный регламент администрации Рузаевского
муниципального района по предоставлению муниципальной услуги «Выдача
архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов» (далее
- Регламент), разработан в целях повышения качества предоставления и
доступности муниципальной услуги, создания благоприятных условий для
получателей муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность
действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по
предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок,
заверенных копий и выписок из архивных документов (далее - муниципальная
услуга).

РАЗДЕЛ II. Стандарт предоставления муницапальной услуги


Подраздел 1. Основные положения стандарта предоставления муниципальной услуги.


3. Муниципальная услуга по выдаче архивных справок, заверенных копий и
выписок из архивных документов предоставляется: Администрацией
Рузаевского муниципального района (далее - Администрация) через
Архивный отдел Администрации Рузаевского муниципального района (далее
-архивный отдел); Муниципальное учреждение Рузаевского муниципального
района «Многофункциональный центр по предоставлению государственных
и муниципальных услуг в Рузаевском муниципальном районе» (далее - МУ
«МФЦ»).

Непосредственное исполнение муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов осуществляет архивный отдел при наличии у него соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

4. Муниципальная услуга по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов, поступивших в архивный отдел, предоставляется в виде официальных писем архивного отдела.

Конечным результатом предоставления муниципальной услуги могут являться: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, уведомление о пересылке непрофильного запроса, уведомление о возможном местонахождении документов и отрицательный ответ, выдаваемые архивным отделом.

5. Для получения информации о правилах предоставления муниципальной услуги заявитель вправе обратиться:

в устной форме лично или по телефону к специалисту архивного отдела, МУ «МФЦ» (далее - специалист);

в письменной форме почтой в адрес Главы администрации, Первого заместителя Главы администрации или руководителя аппарата администрации;

через официальный сайт администрации, по электронной почте в адрес Администрации.

6. Для получения муниципальной услуги заявитель может обратиться лично в МУ «МФЦ» либо отправить заявление по почте или по электронной почте.

7. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней со дня регистрации заявления, за исключением запросов правоохранительных и судебных органов, которые исполняются в течение 10 дней.

В случаях предоставления сведений, недостаточных для проведения поисковой работы, начальник архивного отдела вправе продлить срок исполнения услуги на 30 дней, уведомив об этом заявителя и МУ «МФЦ».

8. Муниципальная услуга предоставляется при наличии в запросе:

- для юридических лиц - названия организации, учреждения; -для физических лиц - (фамилии, имени, отчества заявителя, года рождения, паспортных данных), адреса, а также сведений, необходимых для выдачи справки:

- о стаже работы - а) указания места работы - полное точное название и адрес организации с указание структурного подразделения (участка, пункта), б) указания периода работы в качестве кого работали- в) ксерокопии трудовой книжки за запрашиваемый период

9. Предоставление муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из документов на основе архивной информации осуществляется в соответствии с:

Федеральным законом от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004г. № 43, ст. 4169);

Федеральным законом от 02 мая 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006г. № 19, ст. 2060);

Федеральным законом от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006г. № 31 (1ч.), ст. 3448);

Федеральным законом от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Российская газета - Федеральный выпуск № 4131 от 29 июля 2006 г.);

Приказом Росархива от 28 апреля 2001г. № 33 «Об утверждении Перечня информационных услуг, представляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги»

Законом Республики Мордовия от 3 февраля 2005 «Об архивном деле Республики Мордовия» (Информационный бюллетень № 1 «Архивист», Саранск, 2005г.);

«Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», М. 2007г. (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007г. № 19);

Распоряжением Главы администрации Рузаевского муниципального района от 06 марта 2007 № 48-р/л «Об утверждении Положения об архивном отделе Рузаевского муниципального района»;

Постановлением Главы Администрации Рузаевского муниципального района от 20 августа 2009 года № 1395 «О создании Муниципального учреждения Рузаевского муниципального района «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг в Рузаевском муниципальном районе».


10. Консультации по вопросам оказания муниципальной услуги предоставляются заявителю работниками архивного отдела при личном обращении или по телефону.

Консультации предоставляются по следующим вопросам:

- адрес местонахождения архивного отдела;

- наличие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике;

- срок выдачи справок;

- время приема заявлений и выдачи документов.


номера кабинетов (окошек), контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих предоставление муниципальной услуги;

краткое описание административных действий при предоставлении муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы;

образец заявления;

перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

На Республиканском портале государственных и муниципальных услуг (функций) размещается следующая информация:

местонахождения, телефоны, адрес электронной почты администрации и МУ «МФЦ»;

образец заявления;

срок предоставления муниципальной услуги;

текст настоящего Административного регламента.


13. Информация о местонахождении, контактных телефонах, официальном сайте, адресах электронной почты, графике работы архивного отдела, МУ «МФЦ», администрации Рузаевского муниципального района приведена в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.


Подраздел 2. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.


14. Основания для приостановления предоставления муниципальной услуги законодательством не предусмотрены.

15. Основания для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги:

непредставление или представление не в полном объёме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

отсутствие необходимых для проведения поисковой работы сведений (местонахождения земельного участка, кому принадлежал или принадлежит земельный участок в настоящее время, год предоставления земельного участка);

текст заявления не поддается прочтению;

текст заявления содержит ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

16. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:

представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;

отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги;

наличие серьёзных повреждений в документах, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;

в подлиннике документа имеются неоговорённые исправления, зачёркивания, записи, исполненные карандашом; ошибки в фамилиях, именах, отчествах; отсутствие имени, отчества, отсутствие расшифровки имени и отчества;

отсутствие в Архиве запрашиваемого документа.


17. Отказ в предоставлении муниципальной услуги должен быть мотивирован, оформлен в письменном виде и, по возможности, содержать рекомендации по дальнейшим действиям заявителя, необходимым для поиска и получения запрашиваемого документа.


Подраздел 3. Стандарт комфортности.

18. Время ожидания в очереди при подаче документов для получения муниципальной услуги не должно превышать 30 минут. Продолжительность приёма у специалиста МУ «МФЦ» при подаче документов для получения муниципальной услуги не должна превышать 15 минут.

19. Время ожидания в очереди при получении архивной справки, заверенной копии или выписки из архивного документа не должно превышать 15 минут. Продолжительность приёма у специалиста МУ «МФЦ» при получении документов не должна превышать 5 минут.

20. Местами для предоставления муниципальной услуги (архивный отдел и МУ «МФЦ») являются помещения для приема посетителей, оборудованные отдельными входами для свободного доступа заявителей.

Вход в помещение архивного отдела и МУ «МФЦ» оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов.

Центральный вход в здания органов, предоставляющих муниципальную услугу, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, графике работы архивного отдела и МУ «МФЦ». Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях и залах обслуживания.

Помещения должны соответствовать установленным санитарно- эпидемиологическим правилам и нормативам и оборудованы средствами противопожарной защиты.

21. Приём заявления от заявителя осуществляется в помещении архивного отдела и МУ «МФЦ». Для ожидания приёма отводятся места, оборудованные стульями, столами и канцелярскими принадлежностями для возможности оформления заявления.

На информационных стендах в помещениях архивного отдела и МУ «МФЦ» содержится следующая информация:

номера кабинетов (окошек), контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих предоставление муниципальной услуги;

краткое описание административных действий при предоставлении муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы;

образец заявления;

перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

22. Поступившие заявления тематического и социально-правового характера исполняются бесплатно.


Раздел III. Административные процедуры.

Подраздел 1. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения.


23. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:

прием и регистрация заявления;

подготовка архивной справки, заверенной копии или выписки из архивного документа, либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

выдача архивной справки, заверенной копии или выписки из архивного документа, либо мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги;

Блок-схема последовательности административных действий по
предоставлению муниципальной услуги приведена в приложении 4 к
Административному регламенту.

24. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является
поступление заявления в МУ «МФЦ».

25. Специалист МУ «МФЦ», ответственный за приём и регистрацию
документов:

устанавливает личность заявителя;

изучает содержание заявления;

определяет наличие необходимых сведений и документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги;

устанавливает полномочия заявителя на получение запрашиваемой
информации.

26. Специалист МУ «МФЦ», ответственный за приём и регистрацию
заявлений и запросов, вносит регистрирующую запись о приёме документов
в регистрационную карточку автоматизированной системы учёта входящей и
исходящей документации в соответствии с действующими правилами
ведения учёта документов.

27. При наличии оснований, указанных в пункте 15 настоящего
Административного регламента, специалист МУ «МФЦ» уведомляет
заявителя о наличии препятствий для принятия документов, объясняет
заявителю содержание выявленных недостатков в представленных
документах и предлагает принять меры по их устранению.

28. Продолжительность приёма и регистрации документов составляет не
более 15 минут.

29. В случае поступления заявления и прилагаемых к нему документов по
почте (электронной почте) специалист МУ «МФЦ» выполняет
последовательность действий, указанных в пунктах 25, 26
Административного регламента.

30. После регистрации специалист МУ «МФЦ» передает заявление и
прилагаемые к нему документы в архивный отдел в течение одного рабочего
дня.

31. Начальник архивного отдела в течение 1 рабочего дня рассматривает документы и направляет их специалисту архивного отдела (далее - исполнитель) для исполнения.

32. Исполнитель изготавливает выписки из архивных документов, копии архивных документов в 3 экземплярах.

33. Архивные справки, заверенные копии, выписки архивных документов подписываются начальником архивного отдела, заверяются печатью архивного отдела и передаются исполнителем в МУ «МФЦ» для выдачи заявителю или его представителю.

34. Выписки архивных документов, копии архивных документов готовятся в течение 30 дней со дня регистрации заявления.

35. При наличии оснований, указанных в пункте 14 настоящего Административного регламента, исполнитель готовит в 3 экземплярах мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

Мотивированный отказ в выдаче выписки, копии архивных документов подписывается начальником архивного отдела.

36. Подписанный мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги исполнитель передает в МУ «МФЦ» для регистрации и выдачи заявителю или его представителю.

37. Мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги готовится в течение 10 дней со дня регистрации заявления.

38. Первый экземпляр выписок архивных документов, копий архивных документов выдаются специалистом МУ «МФЦ» при предъявлении заявителем паспорта или иного документа удостоверяющего личность. Представители заявителя дополнительно представляют доверенность, оформленную в установленном порядке.

Заявитель расписывается в реестре выдачи выписок архивных документов, копий с указанием даты получения документа.

39. Один экземпляр мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги специалист МУ «МФЦ» направляет заявителю по почте простым письмом.

40. Второй экземпляр выписок, копий архивных документов и мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги остается в МУ «МФЦ».

41. Третий экземпляр выписок, копий архивных документов и мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги остается в архивном отделе.

42. После выдачи выписок, копий архивных документов или мотивированного отказа в предоставлении муниципальной услуги, специалист МУ «МФЦ» вносит отметки о выдаче в карточку заявителя в электронной базе данных.



Подраздел 2. Формы контроля за исполнением административного регламента.


43. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц - работников архивного отдела.

44. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной услуги архивным отделом осуществляется заместителем начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия, уполномоченными лицами Республиканской архивной службы Республики Мордовия или администрации Рузаевского муниципального района. Текущий контроль над соблюдением последовательности действий исполнителя по предоставлению муниципальной услуги и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела.

45. Проверки могут плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Республиканской архивной службы или администрации Рузаевского муниципального района) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Кроме того, проверка проводится по конкретному обращению заявителя.

46. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

47. По результатам проведенным проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.



Подраздел 3. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих.


48. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном или в судебном порядке.

49. Заявители могут обратиться с жалобой на решения или действия (бездействие), осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента (далее - обращение), устно или по телефону к начальнику архивного отдела, устно либо письменно к Главе администрации, Первому заместителю Главы администрации, руководителю аппарата администрации через МУ «МФЦ».

50. При обращении заявителя устно, ответ с его согласия может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В письменном обращении указываются:

полное наименование органа, в который направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество, соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица,

фамилия, имя, отчество заявителя, либо наименование (а также фамилия, имя, отчество уполномоченного представителя в случае обращения с жалобой представителя);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

излагает суть предложения, заявления или жалобы;

личная подпись заявителя (его уполномоченного представителя) и

дата.

Дополнительно в обращении могут быть указаны:

наименование органа, должность, фамилия, имя и отчество специалиста (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется.

обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия для их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

51. Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этому должностному лицу для рассмотрения и (или) ответа.

52. Если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

В случае если в письменном обращении заявителей, содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Глава администрации вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении в адрес заявителя, направившего обращение, направляется сообщение.

53. Если в результате рассмотрения обращение признано обоснованным, то принимается решение о применении мер дисциплинарной ответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, заявителю направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.

Обращения заявителей считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 рабочих дней с даты его регистрации.

54. Заявители вправе обжаловать действия(бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги в судебном порядке в течение 3 месяцев со дня, когда стало известно о нарушении их прав и свобод. Заявление может быть подано в суд по месту жительства (нахождения) заявителя или нахождения Администрации, должностного лица, муниципального служащего, решения, действия (бездействие) которых оспаривается, в порядке, предусмотренном Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации.


Приложение 1

к Административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов


Сведения о местонахождении, телефонах, официальном сайте, адресе электронной почты Администрации Рузаевского муниципального района, архивного отдела Администрации Рузаевского муниципального района, Муниципального учреждения «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг в Рузаевском муниципальном районе»

Администрация Рузаевского муниципального района:

Местонахождения: г. Рузаевка, ул. Ленина, 61.

Почтовый адрес: 431440, г. Рузаевка, ул. Ленина, 61.

Телефон приемной Главы администрации Рузаевского муниципального района: (83451) 4-08-33.

Адрес электронной почты: mfc-ruz@mail.ru.

Адрес официального сайта: http://gosuslugi.e-mordovia.ru.

График работы: понедельник – пятница с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 13.00, выходной – суббота, воскресение.


Архивный отдел администрации Рузаевского муниципального района:

Местонахождения: г. Рузаевка, ул. Ухтомского,18.

Почтовый адрес: 431450, г. Рузаевка, ул. Ухтомского,18.

Телефон архивного отдела –(83451) 4-07-02

График работы: понедельник – пятница с 8.00 до 17.00, обед с 12.00 до 13.00, выходной – суббота, воскресение.


Муниципальное учреждение «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг в Рузаевском муниципальном районе»

Местонахождения: г. Рузаевка, ул. Ленина,28, .

Почтовый адрес: 431440, г.Рузаевка, ул. Ленина, 28.

Телефон: (83451) 6-15-35, 4-03-50

Адрес электронной почты: mfc-ruz@mail.ru.

График работы: понедельник – пятница с 8.30 до 19.00, суббота с 9.00 до 17.00, выходной – воскресение



Приложение № 2

к Административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов




(образец) ЗАЯВЛЕНИЯ

для исполнения запроса социально-правового характера

по документам архивного отдела


В архивный отдел администрации

Рузаевского муниципального района

_______________________________

Фамилия, имя, отчество,

____________________________________________________

год рождения, паспортные данные заявителя

________________________________

Адрес регистрации и проживания



заявление.

Прошу предоставить справку о ( стаже работы или зарплате, отпуске или прохождении курсов и т.д.) в ________________________________________

( Указывается наименование учреждения,

организации)

___________________________

(указываются годы)


Для женщин указывается фамилия во время работы в данной организации.






«_____»__________________20__ г. Подпись___________________








Приложение № 3

к Административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов



(образец) ЗАЯВЛЕНИЯ

для получения архивной выписки документа


В архивный отдел администрации

Рузаевского муниципального района

_______________________________

Фамилия, имя, отчество,

____________________________________________________

год рождения, паспортные данные заявителя

________________________________

Адрес регистрации и проживания



заявление.

Прошу предоставить копию или выписку из ______________________________

(указываются: наименование документа и


_________________________ _________________________________

наименование организации) (указывается дата и номер документа)



Если не известен точная дата документа и его номер, то необходимо указать год документа.








«_____»__________________20__ г. Подпись___________________





Приложение № 4

к Административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов

Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги

к Административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги по выдаче архивных справок, заверенных копий и выписок из архивных документов


Блок-схема последовательности действий по предоставлению муниципальной услуги